Ein gutes Zeitmanagement ist heute wichtiger denn je. Schließlich hat mit der fortschreitenden Digitalisierung die Masse an Informationen und Angeboten rasant zugenommen. To-do-Listen werden länger, der Zeitvorrat aber bleibt knapp.
Umso entscheidender wird es, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen und die wesentlichen Dinge des Lebens im Blick zu behalten. Das gelingt immer noch am besten mit Planern aus Papier, meint Nikolaus Obersteiner, der spezielle Zeitplansysteme entwickelt hat, die einem den passenden Rahmen zum Definieren und Verfolgen von Zielen geben.
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Zeitplanung: Schweres und wichtiges zuerst erledigen
Der Anbieter der Zeitplansysteme wollte von seinen Nutzern erfahren, welche Funktionen sie an den gedruckten Timern besonders schätzen. Mit Abstand die häufigste Antwort war: Mit den Kalendern könne man Wichtiges von Unwichtigem trennen und die knappe Zeit klüger einteilen. "First things first", so lautet das Motto einer jungen Mutter, die sich an einer Umfrage zum Thema Zeitmanagement beteiligte. Ihr Baby halte sie auf Trab, umso mehr müsse sie schauen, was wirklich wichtig ist.
"Wenn ich Prioritäten setze, kann ich flexibler agieren und setze mich selbst weniger unter Druck", schrieb eine andere Nutzerin. Ein User hob die Bedeutung der Priorisierung und Visualisierung von wichtigen To-dos hervor. Eine Person brachte das Thema folgendermaßen auf den Punkt: zuerst die "Muss"-Sachen, dann die "Will"-Sachen und wenn noch Zeit ist die "Kann"-Sachen. So gelinge es, nichts zu lange liegen zu lassen und unerledigt Tag für Tag mit sich rumzuschleppen.
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Gute Planung hilft bei der Umsetzung
Viele der Befragten bezeugen den großen Nutzen weitsichtigen Planens. Dabei spiele die Wochenplanung, die sie bereits am Sonntag durchführten, eine besondere Rolle. Hier könne man darauf achten, sich nicht zu viel vorzunehmen und Puffer für Unvorhergesehenes und Pausen einzukalkulieren.
Einige nehmen sich laut eigener Aussage jeden Abend Zeit, um den nächsten Tag zu planen - haben dabei aber stets die Woche im Blick. Eine Nutzerin schreibt, dass ihr die Siebentagewoche bei langfristigen Zielen hilft, diese nicht nur ins Auge zu fassen, sondern sie auch umzusetzen.
Vorbereitung und Sorgfalt sind bei der Zeitplanung gefragt
Letztlich gehe es aber auch immer darum, mit seinen To-dos sorgsam umzugehen, sie zu notieren, wenn sie einem in den Kopf kommen, und später zu überprüfen, ob sie erledigt wurden. Eine Nutzerin schreibt: "Ich habe gelernt, dass ich mir Sachen wirklich aufschreiben muss."
Was ist nicht alles schon in Vergessenheit geraten, weil man sich "nachher garantiert noch dran erinnert"?
Ein schönes Notizbuch, ein Kalender mit Platz für Notizen oder eine App fürs Handy leisten hier gute Dienste. Die Auswahl ist groß und es gibt für jeden Geschmack ein passendes Design bzw. die richtigen Funktionen. So wird die Zeitplanung zum Kinderspiel.