Zu den Nebenkosten zählen zum Beispiel Wasser- oder Heizkosten, Müllabfuhr, Hausmeister- und Winterdienste, Schornsteinfeger, Reparaturen oder gar Sanierungsmaßnahmen am Haus. Diese sogenannten Betriebs- oder Nebenkosten werden einmal im Jahr abgerechnet. Aber was tun, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät kommt, um in der Steuererklärung angegeben zu werden? Der Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e. V. (VLH) gibt vier konkrete Tipps für Mieter.

Auch Vermieter müssen oft auf Abrechnungen warten

Die meisten Vermieter oder Hausverwaltungen berechnen die Nebenkosten für den Zeitraum eines Kalenderjahres, also vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Das bedeutet im Idealfall, dass ein Mieter beispielsweise im Laufe des Jahres 2019 die Abrechnung seiner Betriebskosten für das Jahr 2018 erhält und so seine Betriebskosten in der Steuererklärung 2018 angeben kann. Aber häufig warten Vermieter oder Hausverwaltungen selbst auf Berechnungen von Wasser- oder Energieversorgern, auf Rechnungen von Handwerkern oder Hausmeisterdienstleistern.

Kommt die Nebenkostenabrechnung aus diesen oder anderen Gründen zu spät, um die Ausgaben in der Steuererklärung einzutragen, hat man verschiedene Möglichkeiten, zu reagieren.

Möglichkeiten für die Nebenkostenabrechnung

1. Kosten aus dem Vorjahr übernehmen
Der Mieter übernimmt die Posten aus der Nebenkostenabrechnung vom Vorjahr und trägt sie in seiner Steuererklärung ein. Das ist dann sinnvoll und effektiv, wenn es in Bezug auf den Verbrauch oder Reparaturarbeiten am Haus keine großen Abweichungen zum Vorjahr gab. Das zuständige Finanzamt sollte darüber informiert werden, dass die Vorjahresposten aufgrund der verspäteten Nebenkostenabrechnung übernommen werden. Ein formloses Schreiben genügt.

2. Erfolgreich Fristverlängerung beantragen
Eine verspätete Nebenkostenabrechnung ist grundsätzlich kein Grund für eine Fristverlängerung. Manche Finanzämter gewähren aber durchaus eine Fristverlängerung, weil sie es als Arbeitserleichterung verstehen: Lieber dem Mieter mehr Zeit einräumen, damit dann alle Unterlagen vollständig vorliegen und der Steuerfall am Stück abgeschlossen werden kann. Deshalb sollten betroffene Mieter in einem formlosen Schreiben an ihr zuständiges Finanzamt entsprechend um eine Fristverlängerung bitten.

3. Kosten schätzen
Wird keine Fristverlängerung gewährt, kann ein Mieter seine Nebenkosten schätzen - zum Beispiel anhand vorliegender Kostenvoranschläge. Das ist dann sinnvoll, wenn es zu größeren Ausgaben durch eine Fassadensanierung oder Dachreparaturen oder Ähnliches kam. Diese Vorgehensweise sollte man dem zuständigen Finanzamt in einem formlosen Schreiben mitteilen und mit der Steuererklärung einreichen, da es den Steuerbescheid dann in der Regel unter dem Vorbehalt der Nachprüfung erlässt (164 AO). Liegen die Rechnungen vor, können die korrekten Beträge nachgeliefert werden.

4. Einspruch gegen den Steuerbescheid einlegen
Der Steuerbescheid liegt vor, ohne dass die Nebenkostenabrechnung berücksichtigt werden konnte? Dann gibt es die Möglichkeit, Einspruch gegen den Bescheid einzulegen, nämlich mit folgender Bitte an das Finanzamt: Es möge den Einspruch erst nach Eingang der Nebenkostenabrechnung bearbeiten, damit die Aufwendungen berücksichtigt werden können.