Veranstaltungskaufmann/-frau

Veranstaltungskaufleute konzipieren und organisieren Veranstaltungen und sorgen für deren reibungslosen Ablauf. Sie kalkulieren die Kosten und übernehmen alle kaufmännischen Aufgaben rund um die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.

Auch im öffentlichen Dienst braucht es Veranstaltungskaufleute

Nach deiner Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann bzw. zur Veranstaltungskauffrau arbeitest du zum Beispiel in Veranstaltungsbetrieben bzw. Dienstleistungsunternehmen der Veranstaltungsbranche, in Eventagenturen sowie Unternehmen für Veranstaltungstechnik, bei Catering-Unternehmen, in Hotels und Gaststätten mit Veranstaltungsbereich oder bei Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche, die Veranstaltungen oder Messen durchführen.

In kommunalen Einrichtungen (z.B. Kulturämter, Büros für Stadtmarketing) werden ebenfalls Veranstaltungskaufleute gesucht. Dann arbeitest du im öffentlichen Dienst.

Arbeiten als Veranstaltungskauffrau oder Veranstaltungskaufmann

Veranstaltungskaufleute konzipieren Veranstaltungen, organisieren deren Durchführung und bereiten sie kaufmännisch vor und nach. Das heißt, du entwickelst beispielsweise zielgruppengerechte Konzepte für Messen, Kongresse, Konzerte oder Ausstellungen, schätzt Veranstaltungsrisiken ein, kalkulierst Kosten und erstellest Leistungsangebote. Außerdem akquirierst du Kunden, berätst und betreust diese vor und während der Veranstaltungen, erstellst Ablauf- und Regiepläne und setzt diese um.

Dabei be rücksichtigst du als Veranstaltungskauffrau bzw. Veranstaltungskaufmann veranstaltungstechnische Anforderungen, Gegebenheiten und Vorschriften ebenso wie betriebswirtschaftliche Rentabilitätsaspekte. Zum Schluss führst du Erfolgskontrollen durch und erstellst Abrechnungen.

Veranstaltungskaufleute beobachten das aktuelle Marktgeschehen im Veranstaltungs- und Eventbereich, erstellen Marketing- und Werbekonzepte und setzen entsprechende Maßnahmen um. Darüber hinaus bearbeiten sie personalwirtschaftliche Vorgänge und wirken an der Kosten- und Erlösplanung mit.

Video: Naemi macht eine Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau I Ausbildungen, die jeder kennt

Ausbildungsinhalte

Im Ausbildungsbetrieb lernen die Auszubildenden beispielsweise:

• Veranstaltungspläne zu erstellen, insbesondere Ablauf- und Regiepläne
• Kosten zu ermitteln, zu erfassen und zu überwachen sowie Bestellungen durchzuführen
• wie die betrieblichen Abläufe organisiert sind, wie man Informations- und Kommunikationssysteme nutzt und allgemeine und betriebsspezifische Software anwendet
• wie man Ausschreibungen vorbereitet, Angebote einholt und Informationen auswertet, Kalkulationen durchführt und Geschäftsvorgänge für das Rechnungswesen bearbeitet
• wie Projektaufgaben sowie die Arbeit interner und externer Beteiligter koordiniert werden
• wie wirtschaftliche Grunddaten des Marktsegments beschafft und für Veranstaltungskonzepte genutzt werden können
• wie man Informations-, Beratungs- und Verkaufsgespräche mit Kunden durchführt und was man über das Beschwerdemanagement wissen muss
• wie man die Einhaltung des Ablaufplans einer Veranstaltung sicherstellt und bei Veränderungen die entsprechenden Schritte einleitet
• welche Tätigkeiten nach der Veranstaltung auszuführen sind, z.B. Endabrechnungen erstellen und den Erfolg der Veranstaltung kontrollieren
• welche Gesetze und Vorschriften z.B. hinsichtlich Haftungs- und Versicherungsrecht zu beachten sind

Darüber hinaus werden während der gesamten Ausbildung Kenntnisse über Themen wie Rechte und Pflichten während der Ausbildung, Organisation des Ausbildungsbetriebs und Umweltschutz vermittelt.

In der Berufsschule erwirbt man weitere Kenntnisse:

• in berufsspezifischen Lernfeldern (z.B. Veranstaltungen im Rahmen der integrierten Kommunikation eines Unternehmens konzipieren, Finanzquellen erschließen und Finanzmittel einsetzen)
• in allgemeinbildenden Fächern wie Deutsch und Wirtschafts- und Sozialkunde

Ausbildungsablauf

1. und 2. Ausbildungsjahr:

Ausbildung im Betrieb und nach Bedarf in überbetrieblichen Lehrgängen:

• Geschäfts- und Leistungsprozesse
• Information, Kommunikation und Kooperation
• Marketing und Verkauf
• Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
• Personalwirtschaft
• Vermarktung von Veranstaltungen
• Methoden des Projektmanagements
• Planung und Organisation von Veranstaltungen
• Durchführung von Veranstaltungen
• Veranstaltungstechnik
• Rechtliche Rahmenbedingungen
• Anwenden von Fremdsprachen bei Fachaufgaben

Ausbildung in der Berufsschule in den Lernfeldern:

• Den Betrieb erkunden und darstellen
• Die Berufsausbildung selbstverantwortlich mitgestalten
• Geschäftsprozesse erfassen und auswerten
• Märkte analysieren und Marketinginstrumente anwenden
• Dienstleistungen und Güter beschaffen und verwalten
• Finanzquellen erschließen und Finanzmittel einsetzen
• Veranstaltungen planen, durchführen und nachbereiten

Zwischenprüfung in der Mitte des 2. Ausbildungsjahres

3. Ausbildungsjahr:

Ausbildung im Betrieb und nach Bedarf in überbetrieblichen Lehrgängen:

• Vertiefung der Kenntnisse aus dem 1. und 2. Ausbildungsjahr
• Nachbereiten von Veranstaltungen

Ausbildung in der Berufsschule in den Lernfeldern:

• Veranstaltungen im Rahmen der integrierten Kommunikation eines Unternehmens konzipieren
• Dienstleistungen anbieten
• Geschäftsprozesse erfolgsorientiert steuern
• Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen

Abschlussprüfung nach dem 3. Ausbildungsjahr